Der Bühnenbildner arbeitet zunächst eng mit dem Regisseur zusammen. Dieser hat in Abstimmung mit der Theaterleitung ein Stück ausgewählt, das er dann mit dem Bühnen- und Kostümbildner und dem Dramaturgen inhaltlich bearbeitet.

Nach der Textanalyse erstellt der Bühnenbildner Entwürfe. Diese werden als Skizze, Bild etc. vorgestellt und im Regieteam diskutiert. Alls Quellmaterial wird oft assoziatives und historisches Material aus Bildbänden o. ä. verwendet.
Meist wird auch ein maßstabgetreues Modell angefertigt, in dem alle Szenen bzw. Szenenbilder gestellt oder simuliert werden können. Zu diesem Zeitpunkt kann es schon zu einer Präsentation vor dem Ensemble (Schauspieler, Sänger etc.) kommen.
Das Regiekonzept sowie die Bühnen- und Kostümentwürfe werden den agierenden Künstlern vorgestellt. Es gibt Diskussionen und unter Umständen Änderungen.

Ist der Entwurfsprozess beendet, geht es an die Umsetzung.
Der Bühnenbildner trifft sich mit dem technischen Stab des Theaters und stellt seine Zeichnungen und Modelle vor. Es beginnt ein längerer Prozess der Abstimmung. Vom Bühnenbildner und vom technischen Stab werden technische Zeichnungen erstellt, nach denen die Werkstätten die Dekorationsteile herstellen können. Es wird eine Bauprobe durchgeführt.
Auf der Bühne werden, oft mit alten Dekorationsteilen, die Grundmaße des Entwurfes improvisiert. Proportionen, Farben, Lichttechnik etc. werden so 1:1 überprüft. Technische Details können geklärt und ausgemessen werden.

Der Bühnenbildner nimmt nötige Änderungen vor und betreut danach den Umsetzungsprozess in den Werkstätten. Er versucht eine möglichst genaue Umsetzung seiner Entwürfe zu erzielen. Hier sind die technischen und finanziellen Bedingungen des Theaters zu bedenken. Der Bühnenbildner muss hier sehr viele Menschen in den Werkstätten motivieren und ihre Fähigkeiten erkennen. Der Bühnenbildner muss nun auch Möbel und Requisiten entwerfen, aussuchen und herstellen lassen.

Sind die Dekorationsteile und Kostüme fertig, werden sie in einer technischen Einrichtung auf der Bühne zusammen gesetzt.
Einige Arbeiten können nur auf der Bühne, zum Beispiel an den Zügen, vorgenommen werden. Hier sieht der Bühnenbildner zum ersten Mal die fertigen Dekorationsteile an ihrem Bestimmungsort.

Nach der Einrichtung können noch Änderungen (auch hier spielen die finanziellen Mittel und die Werkstattkapazität des Theaters eine wesentliche Rolle) vorgenommen werden.

Es folgt die Beleuchtungsprobe.
Der Bühnenbildner hat vorher ein künstlerisches Beleuchtungskonzept entworfen. Oft dauert es mehrere Tage, bis alle Lichtstimmungen ausgeleuchtet sind.
Der Bühnenbildner benötigt sehr gute Kenntnisse der Beleuchtungstechnik und Farblichtmischung, denn der optische Endruck für den Zuschauer kann damit entscheidend beeinflusst werden. Ein gutes Bühnenbild kann durch eine schlechte Beleuchtung untergehen.

Anschließend folgen die Bühnenproben, zu denen der Bühnenbildner oft anwesend sein muss, da jetzt Feinabstimmungen nötig sind.
Die Schauspieler müssen den "neuen" Raum erobern und ihn mit Leben füllen. Dies kann für alle Beteiligten ein schöner oder auch ein schmerzhafter Prozess werden. Der Bühnenbildner braucht jetzt vor allem starke Nerven und einen Regisseur, der zu seinem Regiekonzept steht.

Zu den Hauptproben (meist zwei) sollten alle Dekorationen, Requisiten und Kostüme komplett fertig gestellt sein.
Diese Proben gehören den Schauspielern, Maskenbildnern, Requisiteuren und Kostümwerkstätten, die mit dem Bühnen- und dem Kostümbildner jetzt alles auf einen reibungslosen Ablauf des Abends einrichten.
Der Inspizient wird nun zum unsichtbaren Dirigenten der komplexen Bühnenmaschine und ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf aller Ab- und Auftritte. Hier ist Fingerspitzengefühl nötig, um das Konzept der Ausstattung und das Rollenverständnis der Schauspieler zu einer schlüssigen Form zusammen zu führen. Der Bühnenbildner wird zum Psychologen.