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Archivierung
Die klassische Form des Dokumentenmanagements ist die Archivierung. Bibliotheken sind eine spezielle Form eines Archivs. Um das Wiederauffinden der Dokumente zu ermöglichen, werden sie nach bestimmten Kriterien gekennzeichnet. Die Kriterien hängen von der Art des Archivs ab und können z. B. das Erscheinungsjahr, das Dokumentenformat, den Autor, den Gegenstand und viele andere Kriterien herausstechend darstellen. Diese Referenzschlüssel finden sich dann in den Katalogen, so dass man mit ihrer Hilfe die Dokumente auffinden kann.
Heute werden die Kataloge meist elektronisch zur Verfügung gestellt. Dazu gibt es auf Rechnern Softwaresysteme, die eine Datenbank mit den den Dokumentendaten beinhalten und verschiedene Zugangswege zur Pflege (insbesondere Ergänzung) des Datenbank sowie zur Suche zur Verfügung stellen. Solche Systeme heißen Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Während man früher ohne Kenntnis des Aktenzeichens z. B. bei einer Behörde keine Chance hatte, an seine Unterlagen zu kommen, so gibt es mit Hilfe elektronischer DMS auch die Möglichkeit, diese anhand anderer Kriterien zu ermitteln.
Verschiedene Dokumentarten
Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich ja nach Art der Dokumente.
Technische Zeichnungen
In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hunderttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen heißen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweisen, etwa geeignete Maschinen, mit angegeben, Die Zeichnungen werden meist formatabhängig abgespeichert.Bibliotheken
Bibliotheken haben ihre Bücher in riesigen Arsenalen gespeichert, zu denen der Besucher üblicherweise keinen Zugang hat. Er sucht in einem Dokumentenmanagementsystem am Bildschirm, ermittelt die Registraturbezeichnung und bestellt anhand dieser das Buch zur Ausleihe. Ein Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothek extern als Online-Katalog OPAC.Behördenakten
Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim Bundessozialgericht findet sich im dortigen Aktenplan.Sonstige Unterlagen
Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser, Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf die zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden. Dokumente in elektronischer Form
Einzeldokumente, z. B. Briefe, werden oftmals nicht mehr auf Papier aufbewahrt, sondern elektronisch. (Mehr folgt, Stichworte: Scanner)