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In der Regel werden verteilte Systeme wie Netzwerke (z.B. Internet, Firmennetzwerk, Heimnetzwerk) eingesetzt, es handelt sich also um eine verteilte Anwendung. Im engeren Sinne bezeichnet Groupware eine Kategorie von Software-Applikationen, die einen gleichzeitigen Zugriff auf und die gemeinsame Bearbeitung von Daten und Dokumenten ermöglicht; dieser Zugriff kann durch verschiedene Personen erfolgen, die sich auch an unterschiedlichen Orten befinden können.
Ein Beispiel für eine Groupware-Applikation ist bei PDAs die so genannte PIM-Software (Personal Information Management). Die Forschungsdisziplin, die sich mit der Untersuchung von Kooperationen mit Rechnerutertützung beschäftigt, wird als Computer Supported Cooperative Work (CSCW) bezeichnet.
Der Umfang der Programme ist unterschiedlich. Bei den meisten sind Projektmanagement, E-Mail, Kalender und Notizbuchfunktionen dabei.
Bekannte Produkte die als Groupware bezeichnet werden sind Wikis, Lotus Notes, Groupwise von Novell, Openexchange (Weblink) von SuSE und Microsoft Exchange.
2002 auf dem LinuxTag wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) das Projekt Kroupware (Weblink) ins Leben gerufen das komplett auf Open Source Software aufbaut. Den Auftrag erhielt eine Firmen-Dreiergruppe bestehend aus Erfrakon, Intevation und Klarälvdalens Datakonsult AB. Die Server/Client Lösung wurde unter dem Namen Kolab am 25. Juli 2003 freigegeben. Den Client für die grafische Benutzeroberfläche KDE für Computer die mit einem Unix-Betriebssystem laufen gibt es bereits in der Version 1.0.1. Der Windows-Client Konnektor wird ab Anfang 2004 von der Firma Konsec vertrieben. Ein freier Windows-Client (otlkcon) ist in der Planungsphase.
Ein Jahr später wiederum auf dem Linuxtag wurde von der Firma Skyrix das gleichnamige Produkt nach dem Vorbild von OpenOffice.org unter dem Namen OpenGroupware (Weblink) als Open Source freigegeben.
eGroupWare (Weblink) bietet eine Open Source GroupWare Lösung, welche selbst und den meisten, nicht Open Source Software überlegen ist, in Funktionalität und Design.
Weitere Programme aus dem Open Source Bereich sind php-GroupWare (Weblink) und phprojekt (Weblink), welche mit der gleichnamigen Programmiersprache PHP erstellt wurden.
Weitere Groupware-Programme:
Beispiele für Groupware-Applikationen