| |
|
Die eingehenden Nachrichten und Informationen werden, soweit nötig, im ersten Schritt digitalisiert. Hierzu kommt für gedruckte Informationen die Texterkennung zum Einsatz. Faxe werden meist direkt von einem Faxserver entgegengenommen und digital abgelegt (Fax ist bereits ein digitales Übertragungsverfahren). Sprachmitteilungen (beispielsweise vom Anrufbeantworter) werden in Klandateien gewandelt.
Die so aufbereiteten Nachrichten werden dem entsprechenden Mitarbeiter in einheitlicher Form (=Unified messaging) übermittelt.
Derzeit ist es etwa üblich, dem Mitarbeiter die verschiedenen Dokumente per elektronischer Post zukommen zu lassen, oder aber in einer Datenbank vorgangsbezogen abzulegen und dem Mitarbeiter über eine einheitliche Benutzeroberfläche Zugriff auf die Dokumente zu gewähren.
Zudem ist es möglich, dass man sich vom Rechner die Nachricht vorlesen lässt. Der praktische Nutzen hierbei ist jedoch umstritten.
Ziel ist es, alle Dokumente zu bestimmten Vorgängen an einem Ort in halbwegs einheitlicher Form nachvollziehbar und jederzeit abrufbar bereitzuhalten.
Dies gestattet es dem Unternehmen beispielsweise
Verfahren
Ziel
seine Kundenbeziehungen zu pflegen.